Σε όλες τις παρατηρήσεις θα γίνεται συγκέντρωση νωρίτερα το απόγευμα στο κτίριο Β του Πανεπιστημίου (στον χώρο συναντήσεων της Εταιρείας) απ’ όπου θα ξεκινήσουν όσοι προσέλθουν για την παρατήρηση. Σκοπός είναι να βρισκόμαστε στο μέρος πριν νυχτώσει ώστε να στήσουμε τον εξοπλισμό. Βέβαια μπορεί κάποιος να έρθει μόνος του το βράδυ, αλλά κατόπιν συνεννόησης ώστε να μην χαλάσει με τα φώτα του αυτοκινήτου την προσαρμογή των ματιών στο σκοτάδι των υπόλοιπων παρατηρητών, αλλά και για να μην καταστρέψει τυχόν αστροφωτογραφίες που θα λαμβάνονται εκείνη τη στιγμή. Προτείνεται επίσης να αφαιρέσετε το λαμπτήρα που ανάβει αυτόματα όταν ανοίγει το πορτ-μπαγκάζ, ή να τον καλύψετε με ζελατίνα ερυθρού χρώματος. Στην περίπτωση που υπάρχει απόλυτη ανάγκη να κινηθεί το αυτοκίνητο, θα πρέπει πρώτα να προειδοποιήσετε τους άλλους παρατηρητές. Κατά τη διάρκεια των παρατηρήσεων επιτρέπεται η χρήση αποκλειστικά και μόνο κόκκινου φακού. Σας συστήνουμε επίσης να έχετε ζεστά ρούχα μαζί σας.